Para mejorar nuestra productividad, es necesario primero tener muy claras las cosas que deberemos de eliminar. Es por ello que Tim se ah concentrado en encontrar muchas cosas que mejorarán nuestra manera en que hacemos nuestras labores.
Para saber como hacerse rico es necesario eliminar muchas cosas que normalmente hacemos en nuestras vidas. Sin embargo no lo logramos.En éste capítulo Tim nos enseña cómo podemos hacerlo hasta con la ayuda de la tecnología.
7. INTERRUMPIR LAS INTERRUPCIONES Y EL ARTE DE LA NEGATIVA
"Piensa con independencia. Sé el jugador de ajedrez, no la pieza sobre el tablero." RALPH CHARRELL
"Las reuniones son una actividad adictiva y en gran medida autoindulgente que las empresas y otras organizaciones llevan a cabo como sustituto de la masturbación." DAVE BARRY, humorista estadounidense ganador del Premio Pulitzer
Primavera de 2000, Princeton, Nueva Jersey
13:35
-Creo que lo entiendo. Pasemos a otra cosa. En el siguiente párrafo se explica que...
Lo llevaba todo por escrito y no quería saltarme nada.
15:45
-Vale. Tiene sentido lo que dices, pero si miramos este ejemplo...-Me detuve a mitad de frase. El ayudante del profesor tenía la cara tapada con las dos manos.
-Tim, vamos a dejarlo aquí por ahora. Tendré en cuenta lo que has apuntado. - Estaba harto. Yo también, pero sabía que sólo tendría que hacerlo una vez.
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Durante los cuatro años de carrera mantuve una norma. si me ponían menos de un sobresaliente en el primer examen o control de preguntas abiertas en una asignatura, llevaba una lista de preguntas de 2 a 3 horas de duración a la tutoría del evaluador y no me iba hasta que me hubiese respondido a todas ellas o parase por agotamiento.
Esta estratagema cumplía dos importantes objetivos:
1. Me servía para enterarme de cómo evaluaba el trabajo, incluidos sus prejuicios y lo que le ponía de los nervios.
2. El evaludador se pensaría muy mucho volver a ponerme menos de un sobresaliente. Nunca se plantearía ponerme mala nota sin haber razones excepcionales para ello porque me plataría en su puerta para otra visita de tres horas.
Aprende a ser difícil cuando importe. En la universidad, como en la vida, tener fama de asertivo te ayudará a recibir trato preferente sin tener que luchar o pedirlo de rodillas. Recuerda tus días de jardín de ifancia. Había siempre un abusón e innumerables víctimas, pero también un niño pequeñajo que daba patadas a tutiplén retoricéndose y columpiándse en las vallas. A lo mejor no ganaba, pero después de una o dos agotadoras interacciones, el abusón decidía no molestarle más. Era más fácil ir a buscar a otro.
Sé ese niño.
Hacer lo importante y no hacer caso a lo trivial cuesta, porque casi todo el mundo parece conspirar para echarte marrones encima. Afortunadamente, unos sencillos cambios en tu rutina harán que molestarte sea mucho más doloroso que dejarte en paz.
Es hora de poner fin al abuso informativo.
No todos los males fueron creados iguales
Para el propósito que nos ocupa, una interrupción es cualquier cosa que impide completar una tarea crucial de principio a fin. Tres clases de delincuentes suelen cometer el delito:
1. Malgastadores de tiempo: cosas de las que se puede hacer caso omiso con pocas consecuencias o sin ellas. Las más normales son: reuniones, conversaciones, llamadas telefónicas y correos electrónicos
intrascendentes.
2. consumidores de tiempo: tareas o peticiones repetitivas que tienen que realizarse o atenderse pero que suelen interrumpir el trabajo de importancia superior. Aquí hay algunos que seguro que conoces íntimamente: leer y contestar al correo, hacer y devolver llamadas telefónicas, servicio al cliente (estado de pedidos, asistencia sobre el uso del producto, etc.), informes financieros o de ventas, recados personales, todo tipo de acciones y quehaceres necesarios que se repiten en el tiempo.
3. Falta de delegación de responsabilidades: casos en los que alguien necesita de una aprobación para permitir que se haga una nimiedad. Algunos ejemplos: arreglar problemas de lso clientes (envíos perdidos, envíos dañados, mal funcionamiento, etc.), contactos con los clientes, pagos de toda índole.
Examinemos ahora cómo curarnos de estos tres males.
Malgastadores de tiempo: convertirse en un Ignoramus
"La mejor defensa es un buen ataque" DAN GABLE, medallista de oro olímpico en lucha libre y el entrenador de más éxit de la historia; récord personal: 299-6-3, con 182 derribos.
Los malgastadores de tiempo son los más fáciles de eliminar y desviar. El quid radica en dificultar el acceso a ti y canalizar toda comunicación hacia la acción inmediata.
Para empezar, reduce el consumo y la producción de correo electrónico. Ésta es la interrupción más importante con diferencia que se da en el mundo moderno.
1. Desactiva la alerta sonora del Outlook o del programa de correo que tengas, si utilizas, además del enviar/recibir automático, que coloca el correo electrónico en la bandeja de entrada en cuanto alguien lo envía.
2. Mira el correo dos veces al día: una vez a las 12 del mediodía o justo antes de comer y otra vez a las 4 de la tarde. Las 12 y las 4 son las horas en que la mayoría de la gente habrá contestado ya a los correos que les hayas mandado. Nunca mires el correo al empezar la jordana del trabajo. En vez de eso, termina la tarea más importante marcada para el día antes de las 11 para evitar utilizar la comida o leer el correo electrónico como excusa para retrasarla.
Antes de poner en marcha la rutina de dos veces al día, tienes que crear una respuesta automática, que se encargará de enseñar a tu jefe, compañeros, proveedores y clientes a ser más eficaces.
Te recomiendo que no piedas permiso para poner esto en funcionamiento. Recuerda uno de nuestros diez mandamintos: suplica perdón. No pidas permiso.
Si te dan palpitaciones, habla con tu supervisor inmediato y proponerle probar esta idea de uno a tres días.
Justifícalo aduciendo proyectos pendientes y desesperación por la interrupciones constantes. Siéntete libre de echarle la culpa al correo basura o a alguien de fuera de la oficina.
Aquí tienes una sencilla plantilla que puedes usar:
Hola amigos [o Estimados compañeros]:
Debido al gran voluen de trabajo que tengo actualmente, estoy contestando al correo dos veces al día, a las 12 de la mañana y a las 4 de la tarde (hora Madrid, por ejemplo).
Si necesitabas hablar conmigo con urgencia (por favor, valora si realmente es urgente) y no puedes esperar hasta las 12 o las 4, no dudes en llamarme al móvil 555 5555.
Gracias por comprander este camibo, con el que busco ser más eficiente y más eficaz. Así podré atenderte mejor.
Un saludo cordial,
Tim Ferriss
Pasa a una vez al día lo antes posible. Las emergencias no suelen serlo. Smos malos jueces de la importancia de las cosas e inflamos nimiedades para rellenar el tiempo y sentirnos alguien. Esa respuesta automática es una herramienta que, lejos de disminuir la eficacia colectiva, obliga a la gente a reevaluar la razón por la que va a interrumpirte, ayudándoles a rebajar los contactos sin sentido que malgastan tu tiempo.
Al principio estaba muerto de miedo pensando que perdería solicitudes importantes y que sería un desastre, seguramente igual que tú te sientes al leer esta recomendación.
No pasó nada. Atrévete a probarlo y ve salvando los pequeños obstáculos del camino a medida que aparezcan. Si quieres ver un ejemplo radical de respuesta automática personal que nunca ha recibido una queja y que me permite mirar mi correo una vez por semana, mándame un correo electrónico a: template@fourhourworkweek.com.
Lo he ido adaptando a lo largo de tres años; funciona de maravilla. El segundo paso es filtrar las llamadas entrantes y reducir las salientes.
1. Si es posible, ten dos números de teléfono: una línea profesional (no urgente) y un móvil (urgente). También podrían ser dos móviles, o la línea no urgente podría ser un número en internet que redirige llamadas a un buzón en línea (www.skype.com, por ejemplo).
Contesta al móvil que pones en el mensaje de respuesta automática siempre, salvo que quien llame no se identifique o que sea alguien con quien no quieras hablar. Si dudas, deja que conteste el buzón de voz y escúchalo inmediatamente después, para valorar la importancia del mensaje.
Si puede esperar, que espere. Los culpables tienen que aprender a esperar. El teléfono de la oficina debe silenciarse y redirigirse al buzón de voz siempre que suene. La grabación debe sonar conocida:
Éste es el puesto de Tim Ferriss.
Debido al gran volumen de trabajo que tengo actualmente, estoy contestando al correo dos veces al día, a las 12 de la mañana y a las 4 de la tarde (hora Madrid, por ejemplo).
Si necesitas hablar conmigo con urgencia (por favor, valora si realmente es urgente) y no puedes esperar hasta las 12 o a las 4, no dudes en llamarme al móvil, 555 5555. También puedes dejarme un mensaje y te contestaré en alguna de esas dos horas. No olvides dejarme tu correo electrónico, porque normalmente puedo responder antes por ese medio.
Gracias por comprender este cambio, con el que busco ser más eficiente y más eficaz. Así podré atenderte mejor.
Que tengas un buen día.
2. Si alguien te llama al móvil, presumiblemente será urgente, así que trata el asunto como tal. Si no es así, no le dejes consumir tu tiempo. La clave está en el saludo. Compara estas dos posibilidades:
Jane (destinataria): Diga.
John: (el que llama): Hola. eres Jane?
Jane: Sí, soy Jane.
John: Hola, Jane, soy John
Jane: Oh, hola, John. ¡Cómo est{as? (o) Oh, hola, John ¿Qué tal?
John se irá por las ramas y te enrollar{a en una conversación sobre nada, de la que tendrás que salir y volver en ti para investigar cuál es el própósito de la llamada. Este planteamiendo es mejor:
Jane: Al habla Jane.
John: Hola, soy John
Jane: Hola, John. Estoy ocupada. ¿En qué puedo ayudarte?
Posible continuación:
John: Ah, puedo llamarte más tarde.
Jane: No, tengo un mementito. ¿Qué puedo hacer por ti?
No fomentes la cháchara y córtala en cuanto surja. Ve directamente al grano. Si la gente se va por los cerros de Úbeda o intenta retrasar el asunto hasta otra llamada en un futuro indefinido recoge carrete y consigue que no se anden con rodeos. Si se ponen a describir detalladamente del problema, corta diciendo. "(Nombre), perdona que te interrumpa pero espero una llamada dentro de cinco minutos. ¿Me lo escribes en un correo electrónico?"
El tercer paso es dominar el arte de la negativa y aprender a evitar las reuniones.
El primer día que nuestro nuevo vicepresidente de ventas llegó a TrueSAN en 2001, entró en la reunión general e hizo un anuncio en más o menos este númeo de palabras: "No estoy aquí para hacer amigos. Me han contratado para formar un equipo de ventas y vender producto, y eso es lo que tengo intención de hacer. Gracias" Palique suficiente.
A continuaóion prodeció a cumplir lo prometido. a los sociables de la oficina les caía mal por su estilo comunicativo directo y práctico, pero todo el mundo respetaba su tiempo. No era antipático sin razón, pero era franco y mantería a su gente centrada. Algunos no le onsideraban carimático, pero nadie le tenía por menos de espectacularmente eficaz.
Me acuerdo de la primera vez que acudí a su despacho para nuestra primera reunión a solas. Recién salido de cuatro años de riguroso adiestramiento académico, enseguida me puse a explicar la vida y milagros de los potenciales clientes, los sesudos planes que había trazado, los logros realizados hasta la fecha y esto y lo otro. Había estado por lo menos dos horas preparándome para que su primera impresión sobre mí fuese buena. Me escuchó con una sonrisa durante no más de dos minutos y luego levantó la mano. Me paré. Se rió con amabilidad y me dijo: "Tim, no quiero saber la historia. Dime qué tenemos que hacer y ya está".
Durante las semanas siguientes, me enseñó a darme cuenta de cuándo perdía la concentración o me concentraba en cosas incorrectas, lo que quería decir cualquier cosa que no empujase a nuestros dos o tres mayores clientes a dar un paso más hacia firmar una orden de pedido Ahora nuestras reuniones no duraban más de cinco minutos.
A partir de este momento, toma la determinación de mantener a quienes te rodean centrados y de evitar todas las reuniones, ya sea en persona o a distancia, que no tengan objetivos claros. Es posible hacer esto con tacto, aunque espera que algunos malgastadores de tiempo se ofendan las primeras veces que rechaces sus avances. Cuando dejes claro que tu norma es no dispersarte de tus tareas y que no está sujeta a cambios, lo aceptarán y seguirán con su vida. Los rencores se olvidan. No sufras a imbéciles o te convertirás en uno de ellos.
Es tu trabajo enseñar a quienes te rodean a ser eficaces y eficientes.
Nadie lo hará por ti. Aquí tienes algunas recomendaciones:
1. Decide que dada la naturaleza no urgente de la mayoría de lso temas, conducirás a la gente hacie los siguientes vehículos de comunicación, en orden de preferencia:correo electrónico, teléfono y reuniones en persona. Si alguien te propone una reunión, pídele que te mande un correo electrónico u ofrécele hablar por teléfono como segunda opción si fuese necesario. Justifícalo aduciendo trabajo pendiente y urgente.
2. Siempre que puedas, responde a los mensajes de voz por correo electrónico. Esto entrega a la gente a ser concisa. Ayúdales a adquirir ese hábito.
De igual forma que tu saludo telefónico, la comunicación por correo electrónico debe optimizarse para evitar correos que van y vienen para nada.
Así pues, un correo electrónico que diga: "¿Podemos vernos a las 4 de la tarde?" se convertiría en: "¿Podemos vernos a las 4 de la tarde? Si puedes... Si no, dime tres posibles horas que te vengan bien".
Esta estructura "si.." adquiere ayor importancia a medida que miras tu correo menos a menudo. Como yo sólo miro el correo electrónico una vez por semana, es crucial que nadie necesite respuesta a un "¿qué hago si?" u otra información en los siete días siguientes a enviar un determinado correo electrónico. Si sospecho que un pedido de fabricación no ha llegado a la planta de envío, por ejemplo, le mando un correo al jefe de la planta de envío de este estilo: "Estimada Susan... ¿Ha llegado el último envío de facturación? Si ha llegado, dime por favor... Si no, contacta con Fulanito Detal llamando al 5555555555 o por correo electrónico, fulanito@detal.com (le pongo en copia), y dile la fecha de entrega y datos dde seguimiento. Fulanito, si hay algún problema con el envío, coordínate con Susan, que está en ele teléfono 5544444444, y que tiene autoridad para tomar decisiones en mi nombre hasta un valor de 500 dólares. En caso de emergencia, llamadme al móvil, pero confío en los dos. Gracias". Esto evita prácticamente preguntas subsiguientes, mantener dos diálogos paralelos y me elimina a mí de la ecuación de resolución de problemas.
Adquire el hábito de plantearte qué acciones de tipo "si... entonces" puedes proponer en un correo electrónico cada vez que preguntes algo.
3. La finalidad de las reuniones debería ser tomar una decisión sobre una situación previamente definida, no definir el problema. Si alguien te propone quedar o "fijar una hora para hablar por teléfono", pídele que te mande un correo electrónico con los puntos por tratar para especificar el objetivo de la charla:
Creo que puedo. Para prepararme mejor, ¿me mandas un correo electrónico con los puntos que quieres tratar? O sea, los temas e interrogantes que hay que responder. Sería estupendo. Gracias por adelantado.
No le des oportunidad de zafarse. El "gracias por adelantado" antes de que replique aumenta tus posibilidades de recibir ese correo electróncio.
Tener que ponerlo en un correo electrónico te obliga a especificar qué quires conseguir con esa reunión o llamada. Nueve de cada diez veces, la reunión no es necesario y los interrogantes, una vez precisados, se pueden responder vía correo electrónico. Impón este hábito a los demás. Yo no he tenido una reunión en persona relativa a mi negocio en más de cinco años y he mantenido menos de una docena de conferencias, ninguna de ellas de más de 30 minutos.
4. Hablando de 30 minutos, si te resulta absolutamente imposible impedir que tenga lugar una llamada o una reunión, fija la hora de finalizar. No dejes los debates abiertos, y hazlos breves. Si lo que se pretende está bien definido, tomar una decisión no debería durar más de 30 minutos.
Arguye otros compromisos para hacerlo más creíble (por ejemplo, a las 15:20 en lugar de a las 15:30) y obliga a los demás a centrarse en el tema en lugar de hacer vida social, contarse sus penas o irse por las ramas. Si tienes que asisitir a una reunión prevista para mucho rato o que no se sabe cuándo acabará, pide al organizador permiso para exponer tu parte el primero, porque tienes un comprimiso al cabo de 15 minutos.
Si es necesario, finge una llamada urgente. Sal de allí echando leches; que otro te haga un resumen más tarde. La otra opción es ser completamente transparente y expresar en alto que crees que la reunión no es necesaria. Si escoges esta senda, prepárate para enfrentarte a los leones y ofrecer alternativas.
5. El despacho es tu templo: no permitas visitas intempestivas. Hay gente que recomienda poner un cartel muy directo de "no molestar", pero por mi experiencia, la gente suele hacer caso omiso, salvo que tengas un despacho. Mi método era ponerme auriculares, aunque no estuvies escuchando nada. Si, a pesar de esta estratagema disuasoria, alguien se me acercaba fingúa estar al teléfono. Me ponía un dedo en los labios, decía algo así como "Te escucho" y luego en el micro "Esperas un segundo?. Luego me giraba hacie el invasor y le decía: "Hola, ¿qué puedo hacer por ti?". No dejaba que "volviesen en otro momento", sino que les obligaba a hacerme un resumen en cinco segundos y mandarme un correo electrónico si era necesario.
Si los jueguecitos de auriculares no te van, la reacción refleja a un invasor debería ser la misma que al atender el móvil: "Hola, invasor. Estoy ocupada. ¿Cómo puedo ayudarte?". Si no está claro en 30 segundos, pídele que te mande un correo electrónico sobre el tema; no le ofrezcas enviarle tú un correo electrónico primero: "Te ayudo encantada, pero primero tengo que acabar esto. ¿Me mandas un correo electrónico en un momento para recordármelo?".
Si el invasor persiste, otórgale un tiempo máximo para hablar contigo, lo que también sirve para conversaciones telefónicas: "Vale, tengo dos minutos antes de que me llamen, ¿cuál es el problema y qué puedo hacer para ayudarte?".
6. sírvete del "cierre del cachorrito" para ayudar a tus superiores y a otros a acostumbrarse a no hacer reuniones. El cierre del cachorrito en ventas se llama así porque se basa en la táctica que utilizan las tiendas de animales de compañía: si a alguien le gusta un perrito pero duda si hacer esa compra que le cambiará la vida, se le ofrece llevárselo a casa y devolverlo si cambia de opinión. Por supuesto, raramente llegan a devolverlo.
El cierre del cachorrito no tiene precio cuando te enfrentas a alguien que se resiste a un cambio permanente. Mete el pie con una prueba reversible: "Probémoslo una vez". Compara estas dos variantes:
"Creo que le encantará este cachorrito. Será una responsabilidad más sumada a las que ya tiene hasta que se muera, dentro de 10 años. Se acabó irse de vacaciones cuando le apetezca y además, podrá recoger caca por toda la ciudad ¿qué le parece?".
"Creo que le encantará este cachorrito. ¿Porqué no se lo lleva y ve qué le parece? Nos lo puede devolver cuando quiera, si cambia de idea."
Ahora imagina ir hacie tu jefe en el vestíbulo y ponerle una mano en el hombreo: Me gustaría ir a la reunión, pero tengo una idea mejor. Mejor no hacemos más reuniones, porque lo único que hacemos es perder el tiempo y no decidir nada útil".
Compara eso con "Me encantaría ir a la reunión, pero estoy agobiadísima de trabajo y necesito sacar adelante un par de temas importantes. ¿Me puedo quedar fuera hoy? Si voy, estaría distrída. Te prometo que luego me pondré al día preguntándole al compañero X. ¿Te parece bien?"
Las segundas alternativas parecen menos permantentes. Repite esta rutina y esfuérzate por lograr más quedándote fuera de las reuniones que los que sí asisten; repite el acto de desaparición tan a menudo como puedas, aduciendo ser más productivo para, poco a poco, transformar esto en un cambio permanente en la forma de actuar.
Aprende a imitar a cualquier niño que se precie: "¡Sólo esta vez! ¡¡¡Por favor!!! ¡Prometo que haré X!". Los padres caen porque los niños están ayudando a los adultos a engañarse a sí mismos. Funciona con jefes, proveedores, clientes y con el resto del mundo. Úsalo tú, pero no caigas en la trampa. Si un jefe te pide que te quedes más tarde "sólo esta vez", esperará que lo hagas siempre.
Consumidores de tiempo: haz tandas y no vaciles
"Un horario te defiende del caos y del capricho." ANNIE DILLARD, ganadora del Premio Pulitzer en la categoría de ensayo, 1975
Si nunca has necesitado los servicios de una imprenta, puede que te sorprendan los precios y plazos de producción. Supongamos que serigrafiar 20 camisetas personalizadas con logos a 4 colores cuesta 310 dólares y se tarda una semana. ¿Cuánto costaría serigrafiar 3 de camisetas y cuánto llevaría?
310 dólares y tardarían una semana. ¿Cómo es posible? Muy sencillo: el coste de montaje es fijo. A la imprenta le cuesta lo mismo en materiales para preparar las planchas (150 dólares) y lo mismo en mano de obra que maneje la máquina (100 dólares). El montaje es lo que de verdad lleva tiempo, así que el encargo, por pequeño que sea, tiene que programarse como cualquier otro; de ahí el mismo plazo de entrega de una semaa. La nula economía de escala explica el resto: el coste de 3 camisetas es 20 dólares por camiseta, 3 camisetas en lugar de 3 dólares por camiseta x 20 camisetas.
La solución rentable y más económica, por tanto, es esperar a tener un pedido más grande, la táctica que llamaremos "hacer tandas". Hacer tandas también es la solución para luchar contra esos molestos, auqnue necesarios, malgastadores de tiempo: esas labores repetitivas que interrumpen las tareas importantes.
Si lees el correo y pagas facturas cinco veces por semana, cada vez puedes dedicarle 30 minutos y contestarás a un total de 20 cartas. Si lo haces una vez por semana, quizá tardes 60 minutos en total y seguirás respondiendo a un total de 20 cartas en dos horas y media. La gente hace lo primero por miedo a las emergencias. En primer lugar, raramente hay verdaderas emergencias. Segundo, si ese mensaje urgente que recibes indica un plazo, retrasarse no suele tener importancia y, si la tiene, el coste de solucionarlo es mínimo.
Todas las tareas, grandes o minúsculas, exisgen un tiempo e preparación. A menudo es igual para una unidad que para cien. Hay un cambio de machas psicológico, de forma que se puede tardar hasta 45 minutos en reanudar una tarea complicada que se ha interrumpido. Estas interrupciones consumen más de la cuarta parte de cada período de 9 a 5 (28%).
Es cierto en el caso de todas las labores recurrentes y precisamente por eso hemos decidido mirar nuestro correo y escuchar las llamadas dos veces al día a horas específicas (entre las cuales dejamos acumular los mensajes).
Durante los últimos tres años, he mirado mi correo electrónico una vez a la semana, no más. En muchas ocasiones he estado hasta cuatro semanas sin verlo. No ha ocurrido nada irreparable y no me ha costado arreglar nada más de 300 dólares. Hacer tandas me ha ahorrado cientos de horas de trabajo duplicado. ¿Cuánto vale tu tiempo?
Veamos este hipotético ejemplo:
1. 20 dólares por hora es lo que cobras o en lo que valoras tu tiempo. Éste sería tu caso si, por ejemplo, cobras 40,00 dólares al año y tienes dos semanas de vacaciones (4,000 dividido por 40 horas por semana x 50 = 2,000) = 20 dólares/hora).
2. Calcula la cantidad de tiempo que ahorrarías si agruparses tareas similares, haciendo tandas, y después, lo que has ganado multiplicando esta cifra por tu tarifa por hora (dólares en este caso):
1 x por semana: 10 horas = 200 dólares
1 x por dos semanas: 20 horas = 400 dólares
1 x por mes: 40 horas = 800 dólares
3. Prueba a hacer tandas con cada una de las frecuencias anteriores y determina el coste de arreglar los problemas que surjan en cada período. Si el coste es menos que las cifras anteriores en dólares, espacia aún más la tandas.
Por ejemplo, siguiendo el cálculo anterior, si yo miro el correo una vez por semana y por eso pierdo dos ventas por semana, lo que asciende a 80 dólares en beneficios perdidios, seguiré mirándolo una vez por semana porque 200 dólares (10 horas de tiempo) menos 80 me siguen suponiendo una ganancia neta de 120, por no hablar de los enormes beneficios de llevar a cabo otras tareas importantes en esas 10 horas. Si calculas el beneficio económico y emocional de terminar una única tarea fundamental (como captar un cliente de peso o realizar un viaje que te cambie la vida), verás que funcionar con tandas vale mucho más que el mero ahorro en horas.
Si los problemas cuestan más que las horas que te ahorras, vuelve a la anterior frecuencia de tandas. En este caso, bajaría de una vez por semana a dos veces por semana (no a diario) y buscaría la forma de arreglar el sistema para volver a una vez por semana cuanto antes. No trabajes más cuando la solución es trabajar con más cabeza. He ido espaciando cada vez más mis tandas de labores personales y profesionales a medida que me daba cuenta de los pococ problemas que realmente surgen. Algunos ejemplos de mi programa de tandas actuales: correo electrónico (lunes a las 10), teléfono (eliminado por completo), lavar la ropa (cada dos domingos a las 22), tarjetas de crédito y recibos (casi todos se abonan automáticamente, pero reviso los extractos cada dos lunes después del correo electrónico), entrenamiento de fuerza (cada 4 días durante 30 minutos), etc.
Fallos de traspaso de responsabilidades: reglas y reajuste
"La visión consiste en entregar la responsabilidad a los trabajadores, darles toda la información sobre lo que ocurre para que puedan hacer más de lo que han hecho hasta el momento." BILL GATES, cofundador de Microsoft, el hombre más rico del mundo
Hay un fallo de traspaso de responsabilidades cuando tienes que obtener permiso o información de otra persona para llevar a cabo tu cometido. Suele darse cuando no tienes autonomía si trabajas para otro o controlas demasiado de cerca a tus subordinados. Ambos casos consumen tu tiempo.
El objetivo del empleado es tener acceso a toda información necesaria y a una mayor capacidad de decisión independiente. El emprendedor debe aspirar a conceder a sus empleados o colaboradores la mayor información y capacidad de decisión independiente posible.
El servicio al cliente suele ser el ejemplo paradigmático del fallo de traspaso de responsabilidad. Con un ejemplo personal extraído de la historia de BrainQUICKEN voy a demostrar lo grave y a la vez fácil de resolver que puede ser el problema.
En 2002 habría subcontratado el servicio al cliente en materia de seguimiento de peidod y devoluciones, pero seguía ocupándome de responder a preguntas sobre el producto. ¿Resultado? Me llegaba más de 200 correos electróncios al día, pasaba todas mis horas, de 9 a 5, contestándolos, ¡y su volumen crecía a un ritmo de más de 10% semanal! Tuve que cancelar la publicidad y disminuri los envíos, y pues más clientes que atender hubiera sido la estocada final. No era un modelo
escalable. grábate esta palabra porque más tarde tendrá mucha importancia. No era escalable porque el paso de información y las decisiones se atascaban en un cuello de botella: yo.
¿El argumento decisivo? El grueso del correo que aterrizaba en mi bandeja de entrada no tenía que ver con el producto; era de los responsables de atención al cliente subcontratados pidiéndome permiso para hacer un montón de cosas:
El cliente dice que no ha recibido el envío. ¿Qué hacemos?
Al cliente le han retenido un frasco en la aduana. ¿Podemos mandárselo otra vez en una dirección de Estados Unidos?
El cliente necesita el producto para una competición en dos días.
¿Podemos hacer envíos de un día para otro? Si podemos, ¿cuánto cobramos?
No terminaban nunca. Cientos y cientos de distintas situaciones hacían poco práctico redactar un manual y yo tampoco tenía tiempo ni experiencia para hacerlo.
Afortunadamente alguien tenía experiencia: los responsables de atención al cliente que haía subcontratado. Mamdé un único correo electrónico a todos sus superiores que inmediatamente convirtió en 200 correos al día en menos de 20 por semana:
Hola a todos:
Quiero establecer una nueva norma para mi cuenta que anula todas las demás.
Haced feliz al cliente. Si resolver el problema cuesta menos de 100 dólares, aplicad vuestro buen juicio y resolvedlo vosotros mismos.
Esto es un permiso oficial por escrito para arreglar cualquier problema si hacerlo cuesta menos de 100 dólares sin contarme a mí. Ya no soy vuestro cliente; mis clientes son vuestro cliente.
No me pidáis permiso. Haced lo que consideréis correcto e iremos haciendo ajustes por el camino.
Gracias,
Tim
Tras examina detenidamente la situación, quedó claro que más de 90% de los problemas que causaban los correos se podían resolver por menos de 20 dólares. Revisé los resultados finanieros de las decisiones tomadas por ellos mismos todas las semanas, luego una vez al mes y, más tarde, una vez cada tres meses.
Es sorprendente cómo el CI de alguien parece doblarse en cuanto le otorgas responsabilidades y le haces saber que confías en él. El primer mes costó quizás 200 dólares más que si me hubiese ocupado yo. Ese mes me ahorré más de 100 horas de mi propio tiempo, los clientes fueron atendidos más rápido, las devoluciones bajaron hasta menos del 3% (la media del sector es 10-15%) y los responsables de servicio al cliente dedicaron menos tiempo a mi cuenta, todo lo cual se tradujo en un crecimiento más rápido, márgenes de beneficio más elevados y gente más feliz en ambos lados.
La gente es más inteliente de lo que crees. Dales una oportunidad para demostrarlo. si eres un empleado sin autonomía, ten una charla sincera con tu jefe y explícale que quieres ser más productivo e interrumpile menos. "No me gusta tener que interrumpirte tanto y aparte de cosas más importantes que sé que tienes entre manos. He estado leyendo y tengo algunas ideas sobre cómo ser más productivo. ¿Tienes un minutitio?"
Antes de tener esta conversación, elabora una serie de "reglas", como en el ejemplo anterior, que te permitan trabajar con más autonomía sin necesitar su aprobación tan a menudo. En las etapas inicieles, el jefe puede revisar el resultado de tus decisiones diaria o semanalmente. Sugiere probar la idea una semana y termina con: ";Me gustar{ia probarlo. "¿Te parece que lo hagamos durante una semana?, o mi preferido: "Te parece razonable?". A la gente le es dif{icil calificar las cosas de irrazonables.
Date cuenta de que los jefes son supervisores, no capataces de esclavos. Preséntate como alguien que desafía constantemente el status quo y casi todo el mundo aprenderá a no desafirarte, sobre todo si es en interés de una mayor productividad horaria.
Si eres un emprendedor que tiene que hacerlo todo, entérate de que, aunque haya algo que puedas hacer tú mejor que el resto del mundo, eso no significa que tengas que hacerlo, si es intrascendente. Delega responsabilidades para que otros puedan actuar sin interrumpirte.
La esencia que quiero transmitirte es que sólo tienes los derechos por los que luchas. Crea reglas que te favorezcan. Protege tu tiempo, obliga a los demás a definir qué desean antes de dedicarles tu tiempoy acumula las tareas rutinarias sin importancia en tandas para evitar que retrasen la realización de proyectos más significativos. No dejes que te interrumpan. Aprende a centrarte y conseguirás la vida que quieres. En el siguiente apartado,
Automatización, veremos cómo los Nuevos Ricos generan dinero sin administrar ellos sus negocios y eliminan el obstáculo restante y el más grande: ellos mismos.
P y A: PREGUNTAS Y ACCIONES
"La gente cree que debe ser divertido ser un supergenio, pero no se dan cuenta de lo difícil que es aguantar a todos los idiotas que hay en el mundo." CALVIN, de calvin and Hobbes
Culpar a los idiotas de las interrupciones es como culpar a los payasos por asustar a los niños... No pueden evitarlo. Ellos son así. Yo también fui famoso (a quién quiero engañar: aún lo soy) en algún momento por interrumpir. Si eres como yo, eso nos convierte a ambos en idiotas ocasionales. Aprende a reconocer y combatir el impulso interrupción.
Resulta infinitamente más fácil cuando tienes una serie de reglas, formas, de resaccionar y rutinas que te guían. Depende de ti cuidar de que ni tú ni otros dejen que lo trivial e innecesario impida la realización de principio a fin de lo importante.
Este capítulo se distingue del anterior en que las acciones necesarias, por haberse incluido ejemplos y plantillas, ya han aparecido repartidas por las páginas anteriores. Así que estas P y A servirán de resumen: la perfección está en los detalles, así que relee este capítulo para interiorizarlos.
La gestión vertical desde una algura estratosférica se basa en:
1. Crea sistemas que dificulten contacto contigo vía correo electrónico o teléfono y desvía toda comunicación improcedente.
Usa el guión del mensaje de respuesta automática y el del contestador, y practica lso distintos métodos de evasión hasta que los domines. Acostúmbrate a no decir "¿Cómo estás?" sino "¿En qué puedo ayudarte?. Sé específico y recuerda: no dejes que la gente se enrolle. Céntrate en la acción inmediata y aplica normas que eliminen las interrupciones.
Evita las reuniones siempre que sea posible.
Resuelve lso problemas por correo electrónico en lugar de en reuniones cara a cara.
Suplica para no ir (esto se consigue con el cierre del cachorrito).
Si la reunión es inevitable, ten esto presente: entra con una lista clara de objetivos.
Fija una hora para finalizar o vete antes.
2. Agrupa las actividades en tandas para reducir el coste de preparación y liberar tiempo para hacer realidad los sueños de tur onirograma.
¿Qué tareas puedo convertir en periódicas, agurpándolas en tandas? Es decir ¿Qué labores (ya sea la colada, comprar comida, enviar el correo, pagar recibos o redactar informes de ventas, por ejemplo) puedo programar para una hora específica al día, a la semana, al mes, al trimestre o al año, de modo que no desperdicie tiempo repitiéndolas con más frecuencia de la estricatamente necesaria?
3. Establece o solicita reglas y directrices autonomas cuyos resultados se revisarán de vez en cuando.
Elimina el cuello de botella decisiorio para todo aquello que no ocasione una catástrofe si se hace mal. Si trabajas para otro, cree en ti mismo lo suficiente como para pedir más independencia, a ver qué tal funciona. Ten preparadas "reglas" prácticas y pídele al jefe que te compre la propuesta tras sorprenderle con una presentación espontánea. Recuerda el cierre del cachorrito; que sea una prueba aislada y reversible.
Para el emprendedor o el directivo: dale a los demás la oportunidad de demostrar lo que valen. La probabilidad de que se produzcan problemas irreversibles o costosos es mínima y el ahorro de tiempo está garantizado. Recuerda que los beneficios sólo te beneficiarán en la medida en que puedas disfrutar de ellos. Para eso necestas tiempo.
TRUCOS Y HERRAMIENTAS
Eliminar el engorro del papel, capturarlo todo
Evernote (www.evernote.com)
Puede que ésta sea la herramienta más increíble que desubrí el año pasado; me la dieron a conocer algunos de los técnicos más productivos del mundo. Evernote ha eliminado más de 90% del papel que había en mi vida y también casi todas las notas que utilizaba para dejar abiertos los navegadores de internet; ambos me distraían contantemente. Es capaz de limpiar totalmente tu despacho en un plazo de entre una y tres horas.
Evernote te permite de forma muy sencilla capturar información de cualquier sitio utilizando el parato que tengas más a mano y luego buscarla (es decir: encontrarla) desde cualquier lugar. La uso para:
- Tomar fotografías de todo lo que quiero recordar o encontrar en otro momento - tarjetas profesionales, notas escritas a mano, etiquetas de vino, recetas, anuncios y muchas cosas más. Evernote identifica el texto de esas fotos automáticamente, de modo que todo se puede buscar, ya sea desde un iPhone, el portátil o en internet. Por ejemplo: puedo almacenar y encontrar la información de una tarjeta profesional en sólo unos segundos (a menudo utilizando la cámara iSight del Mac para caturarla), en lugar de pasarme horas rastrando todos los contactos o buscando en los correos electrónicos ese número de teléfono que había perdidio. Es increíble el tiempo que ahorra.
Escanear todos lo spapeles, artículos, etc. que estarían guardados en carpetas que se amontonarían enmi mesa. Utilizo el mini escéner ScanSnap Fuijitso de Mac (http://biy.ly/scansnapmac), el mejor que he encontrado, que lo escanea todo directamente a Evernote en segundos con tan sólo pulsar un botón.
- Tomar fotos instantáneas de práginas web, capturando todo el texto y los vísculos, de modo que puedo leerlos sin estar conectado cuando viajo o hago búsquedas en otro momento. Líbrate de todos los marcadores, favoritos y etiquetas.
Rastrear y evitar llamadas no deseadas
Grand Central (www.grandcentral.com) y YouMail (www.youmail.com)
En un mudno donde tu domicilio puede cambiar más a menudo que el número de tu teléfono mósivl (o tu dirección de correo electrónico), puede ser un desastre que tu número sea público o caiga en unas manos equivocadas. Entra en GrandCentral y que te dará un número con un prefijo de tu elección y que luego desviará a tu(s) teléfono(s). ahora le doy a todo el mundo el número de Grand Central, salvo a mi familia y a mis amigos íntimos. Éstas son algunas de las ventajas:
-Identifica cualquier llamada de un número no deseado; la persona que llama escucha un mensaje que dice "número fuera de servicio" cuando quiere ponerse en contacto contigo.
- Personaliza el mensaje de tu buzón de voz para cada lamada (la esposa, el jefe, un colega, un amigo, etc.) y permite escuchar los mensjaes mientras se están graband, de modo que se puede "atender" si merece la pena. También permite la opción de grabar las llamadas.
-Usa un prefijo de fuera de tu ciudad para evitar que la gente y también las empresas localicen y hagan un mal uso de direcciones que prefieres que sean privadas.
-Establece horas en las que no deseas ser molestado: las llamadas son enviadas directamente sin que sueneen a un buzón de voz.
-Puedes tener un buzón de voz que manda los mensajes como SMS a tu teléfono móvil. La otra opción, YouMail, también puede transcribir mensajes de voz y enviarlos a tu teléfono como mensajes de texto. ¿recibes una llamada mientras estásn en una reunión? No hay problema: puedes responder a los mensajes de voz con un SMS durante la reunión y así no hayq ue contestar luego a las llamadas.
Planificar sin correo electrónico
Evitar los rodeos
Hay pocas cosas que eijan tanto tiempo como planificar a través del correo electrónico. Persona A: "¿Qué te parece el martes a las tres?. Persona B: "A mí me viene bien". Persona C: "Yo tengo una reunión. ¿Qué tal el viernes a las 10 de la mañana?". Utiliza estas herramientas para que planificar sea algo rápido y sencillo y no una parte más de tu trabajo.
Doodle (www.doodle.com)
Es la mejor herramienta que he encontrado para quedar con gente sin enviar muchos correos electrónicos. Crea un vínculo en 30 segundos con las opciones y mándalo a todos los invitados. Compruébalo unas horas más y tarde y tendrás el día y la hora que más les conviene a todos.
TimeDriver (www.timedriver.com)
Deja que sean lso colegas y los clientes quienes planifiquen contigo a partir de tu disponibilidad, quedará establecida a través de Outlook o Google Calendar. Incluye un botón para "planificar ahora" en los mensajes de correo electrónico y nunca tendrás que informar a la gente sobre cuándo puedes llamar o quedar. Dales a conocer las opciones y que elijan.
Escoger los mejores horarios para el correo electrónico
Xobni (www.xobni.com/special)
Xobni -inbox (bandeja de entrada) escrito al revés - es un programa gratuito para mejorar el rendimiento de Outlook. tiene muchas opciones, pero la más relevante para este capítulo es su capacidad para identificar "momentos conflictivos" o períodos de tiempo en los que recibes el grueso de correos electrónicos de tus contactos más importantes. Estos "momentos conflictivos" son los que te permitirán mantener contactos decisivos (clientes, jefes, etc) reduciendo la revisión de correo a 1-3 veces al día. También agregará automáticamente a tus contactos números de teléfono, direcciones, etc. de los distintos mensajes guardados en la bandeja de entrada.
Enviar correos electrónicos sin acceder a la bandeja de entrada
No revises la bandeja de entrada fuera de las horas de trabajo por miedo a haber olvidado algo. Utiliza estos servicios para concentrarte en el proyecto en el que estás trabajando o simplemente para disfrutar del fin de semana.
Jott (www-jott.com)
graba ideas, tareas pendientes, etc. con una simple llamada telefónica gratuita. Esteservicio transcribe tu mensaje (15-30 segundos) y lo manda por correo electrónico a quien quieras, incluido tú, o a tu google calendar. Jott también permite colfar vínculos con mensajes de voz en Twitter (www.twitter.com, Facebook (www.facebook.com) y otros servicios que exigen tiempo si se visitan directamente.
Copytalk (www.copytalk.com)
Puedes dictar un mensaje de hasta cuatro minutos que recibirás por correo electrónico al cabo de unas horas. Es muy útil para los
brainstormings , y su precisión es increíble.
Evitar completamente navegar por la red
Freedom (http://www.ibiblio.org/fred/freedom)
Freedom es una aplicación gratuita que desactiva la opción de navegar en un ordenador Apple entre 1-480 minutos (hasta ocho horas). Freedom te evitará la distracción de internet y te permitirá concentrarte en tu trabajo.
Freedom fortalece tu libertad; reiniciar el ordenador es la única forma de invalidar Freedom antes del período de tiempo que has establecido. El heho de reiniciar significa que estrás menos dispuesto a engañarte a ti mismo y serás más productivo. Al principio puedes probar el programa durante breves períodos de tiempo (30-60 minutos).
DISEÑO DE UN ESTILO DE VIDA EN ACCIÓN
Una herramienta útil: un apartado de correos. Puede que sea constatar algo que es obvio, pero una forma sencilla de seleccionar tu correo es alquilar un apartado en lugar de recibirlo en tu domicilio. Alquilamos un apartado de correos para limitar el acceso a nuestra dirección y eso también nos permite seleccionarlo mejor. Nuestra oficina de correos tiene papeleras de reciblaje, de modo que al menos el 60% del correo no entra en casa. Durante un tiempo sólo revisaba el correo una vez a la semana, y no sólo me ahorraba tiempo, sino que lo seleccionaba en mejores condiciones, ya que lo desechaba en ese mismo momento en vez de dejarlo para más adelante.
LAURA TURNER
Para las familias, la semana laboral de cuatro horas no tiene por qué significar pasarse cuatro meses a bordo de un velero en el Caribe, a menos que ése sea tu sueño, sino algo más simple, como tener más tiempo para dar un paseo por el parque todas las tardes o pasar los fines de semana juntos; esas cosas hacen que merezca la pena tomar decisiones para implementar este programa.
[Hay muchos enfoques distintos para hacer que funcione]: los niños tienen que prometer que no molestarán a mamá por la tarde mientras está trabajando frente al ordenador, y a esa hra los cuida el marido; los padres planifican una vez a la seman que alguien se encargue de los niños, etc. Para la familia, la recompensa es poder pasar más tiempo juntos.
ADRIENNE JENKINS
¿Porqué no combinar un miniretiro con un geoarbitraje odontológico (o médico) y financiar un viaje con lo que te has ahorrado? viví en Tailandia durante cuatro meses y me sometí a un tratamiento con raíces y me pusieron una corona por una tercera parte de lo que eso cuesta en Australia. Hay muchas clínicas de lujo para "expatriados" y gente que viaja por cuestinoes de salud en Tailandia, Filipinas, Vietnam, Goa, etc., con dentistas que hablan inglés. Y en Europa, mucha gente se desplaza a Polonia o a Hungría. Para buscar, basta con entrar en Google y escribir "dentista" y el país y te aparecerán los anuncios de médicos para extranjeros. Habla con expatriados cuando estés en el país o por internet a través de los foros para que te hagan alguna recomendación. Ahora estoy en Australia y sigo combinando mis viajes con revisiones dentales anuales; a menudo con lo que me ahorro, me costeo el billee de avión. Incluso en países desarrolados hay diferencias de precio muy significaivas. Por ejemplo: Francia es mucho más barato que reino Unido, y Australia más que Estados Unidos. [Nota de Tim: Consigue más información sobre el increíble mundo del turismo médico y el geoarbitraje en
http://en.wikipedia.org/wiki/Medial_tourism. A veces, algunas grandes compañías aseguradoras, como AETNA, cubren a menudo tratamientos e intervenciones quirúrgicas en el extranjero.]
RETO ANTICOMODIDAD
Regreso a los terribles dos (2 días)
Durante los próximos dos días, compórtate como todo buen niño de dos años y di "no" a todo lo que te pidan. No seas selectivo. Niégate a hacer cualquier cosa por la que no te despidan inmediatamente. Sé egoísta. Igual que en el ejercicio anterior , el objetivo no es conseguir algo concreto - en este caso, eliminar las cosas que te hacen perder el tiempo-, sino el proceso:sentirte cómodo diciendo "no". Poteciales preguntas a las que negarse serían , por ejemplo:
"¿Tienes un minutiro?"
"¿Quieres ver una película esta noche/mañana?"
"Puedes ayudarme con X?"
"No" deberá ser tu respuesta por defecto a todo lo que te pidan. No te inventes mentiras complicadas o te pedirán cuentas. Una respuesta sencilla como: "De verdad que no puedo. Lo siento. Ahora mismo estoy hasta arriba" servirá para todo.
Con éstas excelente herramientas, ya no tienes excusa para eliminar aquellas cosas que te limitan en tu productividad, espero te hayan servido y que ayuden a responder la respuesta que todos aquí estamos buscando, y tu la sabes bien ¿Cuál es? "¿Como hacerse rico?"
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¿Qué estás dispuesto a eliminar en tu vida para que ésta sea más productiva? Déjame tu comentario, yo mismo te responderé.
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Si estás considerando llevar a cabo un cambio radical en su vida y aprender como hacerse rico, pero no sabes como, te recomiendo el programa
"Las 7 ideas Devastadoras del éxito" pero si aún cuentas con ciertas inquietudes o preguntas, asegurare de visitar la sección
Preguntas Frecuentes.
De la misma manera te ayudará muchísimo el leer las
Historias de éxito y Testimonios de otras personas que al igual que tú se han encontrado en una situación similar y han logrado cambiar sus vidas con el libro "Las 7 ideas Devastadoras del éxito".
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