¡Pero yo trabajo en una empresa!. ¿Esto a mí de qué me sirve?
"Nadie puede darte la libertad. Nadie te puede dar igualdad, justicia ni nada. Sieres hombre, lo coges tú."
Contratar a un ayudante personal a distancia es una enorme punto de partida que marca el momento en que aprendes a dar órdenes y a mandar en vez de ser tú el mandado. Es el triciclo donde aprender a pqueña escala antes de ir a dos ruedas, la habilidad primordial de un NR: cómo dirigir y comunicarte a distancia.
Es hora de aprender a ser el jefe. No lleva mucho tiempo. Cuesta muy poco y es riesgo es reducido. En este punto, que "necesites" o no a alguien es indiferente. Es un ejercicio. También es la prueba de fuego del carácter emprendedor: ¿puedes gestionar (dirigir y castigar) a otros? Con el adistramiento y la práctica adecuados, yo creo que sí. Muchísimos emprendedores fracasan porque se tiran por la parte honda de la piscina sin aprender primero a nadar. Usar un ayudante vistual (AV) es un ejercicio sencillo sin desventajas; aprendes las bases de la gestión en una prueba de 2 a 4 semanas con un coste de entre 100 y 400 dólares. Es una inversión, no un gasto y el RSI es asombroso. Lo amortizarás en un máximo de 10-14 días, después de los cuales será puro beneficio en ahorro de tiempo.
Aunque no tengas intención de convertirte en un emprendedor, ésta es la continuación de los procesos 80/20 y de eliminación llevados a sus últimas consecuencias: al preparar a otra persona para reemplazarte (aunque nunca llegue a ocurrir)establecerás una serie de normas ultrarefinadas que eliminarán la grasa sobrante y todo requicio de tareas repetitivas de tu jornada. Esas labores sin importancia eternamente pendientes desaparecerán en cuanto te plateees pagarlae a otro para hacerlas. Pero ¿Cuánto me va a costar?
Para la mayoría, es un obstáculo difícil de sortear. Si yo puedo hacerlo mejor que un ayudante, ¿por qué voy a pagar uno? Porque el objetivo es liberar tu tiempo para dedicarte a cosas mejores y mayores.
Este capítulo es un ejercicio barato destinado a romper esta barreara que te constriñe a una vida peor de la que podrías tener. Es abolutamente necesario que tengas muy claro que simpre habrá algo que te salga más barato si lo haces tú; pero eso no significa que tú tengas que dedicar tu timepo a hacerlo.
Si dedicas tu tiempo, que vale 20. 25 dólares/hora, a hacer algo que otro puede hacer por 10 dólares, estás desaprovechando recursos. Es importente empezar poco a poco a pagar a otros para que saquen adelante trabajo por ti. Pocos lo hacen, una razón más por la que tan poca gente vive la vida que desea.
Aunque el coste por hora sea de vez en cuando superior a lo que tú ganar por ahora, suele compensar. Supongamos que tú ganar 50.00 dólares que serían 25 por hora (trabajando de 8 a 5, de lunes a viernes, 50 semanas al año). Si pagas a un ayudante de primera fila 30 dólares por hora y te ahorra un turno de 8 horas completo por semana, el coste de esa persona (resntando lo que tú cobras) son 40 dólares po liberarte un día de trabajo.
¿Pagarías 40 dólares por semana por trabajar de lunes a jueves? Yo sí, y de hecho lo hago. Recuerda que ésta es la hipótesis más sombría de todas. ¿Pero qué pasa si a tu jefe le da un ataque? La probabilidad es mínima. En cualquier caso, mejor prevenir que curar. No existe razón éstica o legal alguna para que tu jefe se entere si escoges tareas accesorias. La primera opción es delegar cuestiones personales. El tiempo es el tiempo y si estás dedicándolo a hacer labores básicas o recados en lugar de cosas más productivas un AV mejorará tu vida sin afectar a tu curva de aprendizaje. En segundo lugar, puedes delegar tareas profesionales para las que no sea preciso facilitar información financiera ni identificar a tu empresa. ¿Listo para formar un ejército de ayudantes? Examinemos primero el lado oscuro de delegar. Se impone una revisión del proceso para prevenir abusos de poder y derroche de dinero.
"La Primera regla que se aplica a la tecnología utilizada en un negocio es que la automatización aplicada a una actividad eficiente acrecentará su eficiencia. La segunda es que la automatización aplicada a una actividad ineficiente acrecentará su ineficiencia." BILL GATES
¿Te han hecho alguna vez un engargo ilógico; te han mandado realizar trabajo banal o te han indicado que hagas algo de la manera más ineficiente posible? No es divertido ni productivo.
Ahora te toca a ti demostrar que puedes hacerlo mejor. Consideraremos que delegar es el paso siguiente dentro del proceso de reducción, no como disculpa para dar fuelle a la máquina de añadir menudencias.
Recuerda: salvo que algo sea importante y esté bien definido, nadie debería hacerlo. Antes de delegar, elimina. Nunca automatices lo que pueda eliminarse y nunca delegues algo que pueda automatizarse o racionalizarse.
De lo contrario, estarás malgastando el tiempo de otro, en lugar del tuyo; uno otro que ahora está desperciciando el dinero que tanto te ha costado ganar. ¿Qué te parece como incentivo para ser más eficiente y eficaz? Ahora te estás jugando tu propia pasta.
Quiero que te sientas cómodo haciéndolo, así que iremos poco a poco, de un riesgo muy pequeño hasta hacer apuestas más fuertes. ¿Ya he mencionado que elimines antes de delegar?
Por ejemplo, ¿suele ser normal que los dierectivos manden a sus ayudantes leer su correo? En algunos casos, resulta útil. En mi caso, utilizo filtros de correo basura, respuestas automáticas para las preguntas más frecuentes y reenvío automatizado a mis subcontratados para reducir el correo al que tengo que responder a 10 - 20 mensajes por semana. No tardo más de 30 minutos por semana, porque me sirvo de sistemas: eliminación y automatización.
Tampoco recurro a un ayudante para que fije reuniones o conferencias porque he eliminado las reuniones. En el caso remoto de que necesite programar una llamada de 20 minutos en un es, mando un correo electrónico de dos líneas y ya está.
El principio número 1 consiste en depurar reglas y procesos antes de incorporar personas. Utilizar personas para explitar un proceso depurado multiplica la producción; utilizarlas para arreglar un proceso depurado multiplica la producción; utilizarlas para arreglar un proceso mal montado multiplica los problemas.
A la carta: un mundo de posibilidades
"No me interesa recoger las migajas de comasión caídas de la mesa de alguien que se considera mi amo. Quiero la carta completa de derechos. " OBISPO DESMOND TUTU, clérigo y activista sudafricano.
La siguiente gran pregunta que se plantea es: "Qué debo delegar?" Es una buena pregunta, pero no quiero respoderla. Quiero ver
Padre de familia.
La verdad sea dicha escribir sobre no trabajar cuesta muchísimo. Ritika de Brickwork y Venky de YMII pueden escribir este apartado mucho mejor que yo, así que voy a limitarme a dar dos diretrices y les dejaré a ellos que se hernien mentalmente explicando todos los detalles.
Regla de oro noº 1: Todas las tareas delegadas deberán requerir bastante tiempo y
estar claramente definidas. Ambas cosas. Si andas por ahí dando vueltas como un pollo sin cabeza y pides a tu AV que lo haga por ti, te aseguro que no vas a mejorar el orden del universo.
Regla de oro noº 2: Echémosle ahora un poquito de humor, pásatelo bien. Haz que alguien desde Bangalore o Shangai, envíe correos electrónicos a tus amigos diciendo que es tu recadero personal y concierte tus citas o cosas sencillas por el estilo. Incordia a tu jefe con llamadas extrañas desde números desconocidos con acento infumables. Ser eficaz no significa ser serio todo el rato. Es divertido dominar la situación por una vez. Sacúdete de encima la represión para que no se trasforme en un complejo.
Cómo ser personal al estilo Howard Hughes
Howard Huhhes, el archirico cineasta y excéntrico cuya vida plasmó la película
El aviador, era famoso por asignar tareas extrañas a sus ayudantes. Aquí tienes una cuantas de Donald Bartletts´s
Howard Hughes: His Life and Madness que quizá te plantees emular:
1. Tras su primer accidente de avión, Hughes le confesó a un amigo que estaba convencido de que su recuperación se debía a las propiedades sanadoras del zumo de naranja que tomaba. Pensaba que las propiedades del zumo se diluían al contacto con el aire, así que exigía naranjas frescas que tenían que cortarse y expimirse en su presencia.
2. Cuando Hughes salía a divertirse de noche en Las Vegas, hacía que sus ayudantes fuesen a hablar con cualquier chica que le gustase. Si se invitaba a una de ellas a sentarse a la mesa de Hughes, uno de sus ayudantes se sacaba del bolsillo un acuerdo de renuncia para que lo firmase.
3. Hughes tenía un barbero de guardia permanentemente, aunque sólo se cortaba el pelo y las uñas más o menos una vez al año.
4. En los años que estuvo confinado en un hotel, se rumoreaba que Hughes había indicado a sus ayudantes que colocasen una única hamburguesa con queso en un árbo concreto situado fuera de su habitación, en el ático, a las 4 de la tarde todos los días, estuviera él o no.
¡Las posibilidades son infinitas! Igual que el Ford Modelo T llevó el trasporte a las masas, los ayudantes vituales ponen las excentricidades de los multimillonario al alcance de todo hombre, mujer y niño. Eso sí que es progreso.
Sin más dilatación, paso el micrófono. Recuerda queYMII realiza tareas personales y profesionales y Brickwork se centra exclusivamente en proyectos profesionales. Empecemos por la parte aburrida, aunque importante para pasar rápidamente de lo sublime hasta lo ridículo. Para que te hagas una idea lo más realista posible, no he corregido el palpable sabor extranjero de su forma de expresarse.
Venky: No se limite. Pregúntenos si algo es posible. Hemos preparado fiestas, organizado
caterings, buscado cursos de verano, ordenado libros de cuentas, creado bosquejos en 3D a partir de planos... No dude en pedirnos lo que desee. Podemos encontrar el restaurante más cercano a su domicilio que adminta niños para celebrar el cumpleaños de su hijo, enterarnos de cuánto costaría y organizar la fiesta. De esta manera usted tendrá tiempo para trabajar o pasar un rato con su hijo.
¿Qué no podemos hacer? No podemos hacer nada que requiera nuestra presencia física. Pero se sorprendería al saber qué pocas tareas lo exigen actualmente. Éstas son las labores más habituales de las que nos ocupamos:
- Programar entrevistas y reuniones.
- Documentación en internet.
- Hacer el seguimiento de citas, recados y tareas varias.
- Compras por internet
- Redactar documentos jurídicos
- Mantenimiento de una web (diseño web - edición - subir archivos) que no exija ser diseñador profesional
- Supervisar, revisar, y publicar comentarios para debates en línea.
- Colgar anuncios de empleo en internet
- Redactar documentos, revisarlos y editarlos (corregir faltas de ortografía y maquetarlos).
- Investigación en internet para escribir en bitácoras.
- Actualizar bases de datos de programas CRM
- Llevar procesos de selección
- Actualizar facturas y realizar cobros.
- Transcribir mensajes de voz
Ritika, de Brickwork, añade lo siguiente:
- Investigación de mercado.
- Investigación financiera
- Planes de negocio
- Análisis sectorial.
- Informes de valoración de mercado
- Preparar presentaciones
- Informes y boletines de noticias
- Investigación jurídica
- Análisis
- Creación de webs
- Optimización para motores de búsqueda.
- Mantenimiento y actualización de bases de datos
- Valoración de riesgos crediticio
- Gestión de procesos de compra
Venky: Tenemos un cliente despistado que nos pide que le llamemos continuamente para recordarle distintas cosas. uno de nuestros clientes con un plan a medida nos pide que le despertemos todas las mañanas. Hemos hecho trabajo de campo buscando gente que desapareción con el
Katrina. ¡Encontramos trabajo a los clientes! Mi preferido hasta ahora: uno de nuestros cliente tiene un par de pantalones que le gustan mucho que ya no se fabrican. Los manda a Bangalore (desde Londes) para hacer réplicas exactas por una pequeñísima fracción de su precio.
Algunas otras peticiones habituales a YMII:
- Recordar a un cliente entusiasta en exceso pagar multas de aparcamiento, así como la de no demasiada velocidad y recoger las de aparcamiento.
- Disculparnos y enviar flores y tarjetas a cónyuges de clientes
- Hacer menús para dietas de adelgazamiento, recordar al cliente periódicamente que la siguiera, hacer la compra según la dieta.
- Conseguir un trabajo para una persona que había perdido el suyo debido a la subcontratación externa un año antes. Buscamos anuncios relativos al puesto, redactamos las cartas de presentación, adaptamos su currículum a cada oferta y le conseguimos un trabajo al cliente en 30 días.
- Arreglar un cristal de ventana de una casa en Ginebra, Suiza.
- Recopilar información sobre deberes del buzón de voz de un profesor y mandárselo por correo electrónico al cliente (padres del niño)
- Documentarnos sobre cómo atar el cordón de un zapato para un niño (hijo del cliente)
- Encontrar una plaza de aparcamiento para su coche en otra ciudad antes de que haga el viaje.
- Encargar cubos de basura para su casa.
- Conseguir una previsióne e informes meteorológicos acreditados relativos a una hora, lugar y día concretos de hace cinco años, para presentarlas como prueba en un juicio.
- Hablar con padres en nombre de nuestro cliente.
He aquí otro ejemplo real de relaciones internacionales de un lector, David Cross, que contrató un chef a domiciio por menos de 5 dólares el menú. Basta con pensar en las posibilidades para que uno se le haga la boca agua. Esto es lo que cuenta David:
Queía encontrar a alguien que preparara la comida que me gusta. Estudié para ser chef, pero normalmente estoy muy ocupado y soy el único miembro de la familia que cocina de verdad; sin embargo, no tengo tiempo para preparar los platos que me sientan bien, de modo que escribí el anuncio que incluyo a continuación y lo mandé a Craigslist.
Era un anuncio muy específico y en dos mese sólo recibí dos solicitudes. El cocinero al que contratamos había sido seguidor de Harea Krishna durante muchos años, había vivido en la india y su menú degustación demostró que sabía lo que se había.
La comida es absolutamente increíble. El precio por hora es muy razonable, vive a cinco minutos de mi casa y ahora disfruto de una exquisita comida india por menos de 5 dólares el menú, y es excelente.
Ahora quiero iniciarme en otras cosinas... Las tallandesa, la italiana, la china, etc, y eso significa que cuando dispongo de tiempo para cocinar disfruto mucho más que antes, ya que no soy el único en hacerlo.
Se Busca Cocinero de Comida vegetariana India/asiática
Fecha: 7/06/2007, 12:25 PM PDT (hora de la costa oeste)
Hola.
Somo suna familia a la que le gusta la comida vegetariana india y asiática. Estamos buscando un cocinero que tenga expericencia en esta maravillosa cocina para preparar comida sana, fresca y deliciosa, auténticos platos vegetarianos indios y asiáticos.
si has preparado un curry en un par de ocasiones o tienes que consultar una receta, seguramente el puesto no sea para ti, pero si conoces la cocina vegetariana india en profundidad, entonces nos gustaría contactar contigo. Ésta podría ser una gran oportunidad si eres hidú, pakistaní, punjabí, etc., estás buscando una buena ocasión para poner en práctica tu experiencia y te gusta la codcina vegetariana india y la cultura de es país. Los conocimientos de Ayurveda y la forma en que éste se realaciona con la comida y la dieta es un plus, aunque no es imprescindible. Por favor, responde con detalles acerca de tu experiencia y algunos de los platos que podrías cocinar. Si nos gusta lo que propones, podemos quedar para que prepares un menú degustación por el que te pagaríamos y ver si llegamos a un acuerdo.
Éste es un trabajo a tiempo parcial. Tendrías que ser autónomo y ser responsable de tus impuestos, etc. Te pagaríamos un precio por hora que decidiríamos de común acuerdo, más cupones por la comida que prepares. Puedes cocinar en tu casa y podemos ir a recoger la comida, que luego congelaríamos. Decidiríamos juntos los menús y los horarios que más nos convengan.
Gracias por tu interés.
La elección funcamental: ¿Nueva Delhi o Nueva York?
Existen decenas de miles de AV. ¿Cómo encontrar al idóneo? Al final del capítulo apunto una serie de webs donde buscar, pero si no establees algunos criterios por adelantado, pronto te sentirás abrumado y confundido.
A menudo resulta útil empezar preguntándose "¿En qué parte del mundo?"
¿Cerca o lejos?
El "fabricado en Estados Unidos" ha perdido el glamour de antaño. Las ventajas de saltar husos horarios para funcionar con divisas tercermundistas son dos: tu gente trabaja mientras tú duermes y el coste por hora es menor. Ahorro en tiempo y en dinero. ritika explica el primer beneficio con un ejemplo.
Puede entregar el encargo a su ayudante persona a distancia en la India cuando salga de la oficina por la tarde de Nueva York y tendrá la presentación lista cuando vuelva por la mañana. Debido a la diferencia horaria, los ayudantes pueden trabajar mientras el cliente duerme y tenerlo por la mañana. Cuando se levantan, tienen el trabajo hecho en su buzón de correo. Estos ayudantes pueden ayudar también a leer libros que les interesan, por ejemplo.
Los AV hindúes y chinos, así como los que casi todos los países en vías de desarrollo, cuestan entre 4 y 15 dólares la hora; los más baratos irven para realizar labores sencillas y los más caros equivales a licenciados en administración de empresas o licenciaturas de ciencias de Harvard o Standford. ¿Necesitas un plan de negocios para un posible inversor? Brickwork puede hacerte uno por un precio que oscila entre 2.500 y 5.000 dólares, en lugar de 15.000 o 20.000. La ayuda extranjera no se circunscribe a pequeñeces. Sé de primera mano que directivos de consultorías contables y de gestion muy potentes suelen cobrar a sus clientes cifras de seir dígitos por informes de investigación que ellos encargan a la India por casi diez veces menos.
En Estados Unidos o Canadá, la hirquilla por hora está entre 25 y 100 dólares. Está claro qué elegir, ¿no? De cabeza a Bangalore. No tan rápido.
El parámetro de medida que importa aquí es el coste por tarea finalizada, no el coste por hora.
El mayor problema de trabajar con auxiliares extranjeros es la barrera del idioma, que suele cuadruplicar el número de correos electrónicos para llá y para acá, además del coste final. La primera vez que contraté a un AV hindú cometí el error de no fijar un máximo de horas para realizar tres sencillos encargos. Pregunté qué tal iba unos días después y descubrí que se había tardado 23 horas.
Enfrascado en la tarea para no avanzar prácticamente nada. abía concertado una entrevista (sin confirmar) para la semana siguiente, ¡a una hora que yo no podía! Inconcebible. ¿Veintitrrés horas? Al final me salió, a 10 dólares la hora, 230 dólares. El mismo engargo, hecho más tarde a un hablante nativo de inglés, ubicado en Canadá, se llevó a cabo en dos horas a 25 dólares la hora. Ciencuenta dólarespor el resultado anterior multiplicado como mínimo por cuatro.
Dicho esto, más tarde pedí otro AV hindú a la misma empresa que fue capaz de igualar lso resultados del hablante nativo.
¿Cómo saber a quién escoger? Ahí está el quid: no se puede saber. Tienes que probar unso cuantos ayudantes para depurar tus habilidades comunicativas, al tiempo que vas viendo a quién merece la pena contratar y quién merese ser despedido. Ser un jefe que se guíe por lo resultados no es tan fácilcomo parece.
Hay varias lecciones que aprender.
Primero: el coste por hora no es lo que determina el coste final. Fíjate en el coste por tarea. Si tienes que dedicar tiempo a reformular el engargo o a dirigir al AV de alguna forma, determina el tiempo que necesitas dedicarle y añádelo (aplicando tu tarifa por hora, que calculamos algunos capítulos atrás) al precio final del encargo. Puede que te sorprendas. Aunque mole un montón contar que tienes gente trabajando par ti en tres países, no mola tanto pasar tiempo haciendo de niñera de gente que se supone que has contratado para hacerta la vida más fácil.
Segundo: obras son amores, y no buenas razones. Es imposible predecir si estarás a gusto con un determinado AV sin probarlo. Afortunadamente, se pueden hacer cosas que aumenten tus probabilidades de éxito; una de ellas es recurrir a una empresa de AV en lugar de a un autónomo.
Lobos solitarios frente a equipos
Supongamos que encuentras al Av perfecto. Se ocupa de todas tus labores secundarias, así que decides tomarte esas bien merecidas vacaciones en Tailandia.
Reconforta saber que otra persona que no eres tú estará al timón y apagando fuegos por una vez.
¿Por fin te sientes aliviado! dos horas antes de coger el vuelo de Bangkok a Phuket, te llega un correo electrónico. tu AV está fuera de combate y se pasará toda la semana en el hospital. Mal rollo. Vacaciones al cubo de la basura.
No me gusta depender de una sola persona y no lo recomiendo. En el mundo d ela alta tecnología, esta clase de dependencia se denominaría "contar con un único punto de fallo", un elemento frágil del que depende el reto. En TI (Tecnologías de la información), se utiliza el término "rebundancia" como argumento de venta referido a equipos que siguen funcionando aunque se produzca una fallo mecánico en alguno de sus componentes o deje de funcionar. aplicado a los AV, redundancia significa contar con una red de apoyo.
Yo recomiendo contratar una empresa de AV o ayudantes con equipo auxiliar en lugar de autónomos que trabajen solos. Abundan los ejemplos, por supuesto, de personas que han tenido un único audante durante décadas sin sufrir incidente alguno, pero yo me atrevería a decir que tales casos son más bien la excepción que la regla. Más vale prevenir que curar. Además de la mera prevención de catástrofes, la estructura en grupo te proporciona una reserva de talento combinado que te permite asignar distintas tareas sin molestarte en buscar a otra persona con las cualificaciones que necesitas.
Tanto Brickwork como YMII son ejemplos de esta clase de estructura. Ambas ofrecen un único punto de contacto, tu gestor de cuenta persona, que distribuye los encargos a las personas más capacitadas del grupo en turnos distintos ¿Que necesitas diseño gráfico? te lo hacen. ¿gestión de bases de datos? Te lo hacen. No me apetece tener que llamar y coordinar a un montón de gente. Quiero tenerlo todo junto y estoy dispuesto a pagar un 10% por ello. Te animo a no ratear unos centimillons. Al final, lo barato sale caro.
Que prefiera un equipo no significa que más grande sea mejor, sino que varias personas son mejores que una sola. El mejor AV que he tenido hasta la fecha era un hindú que trabaja con cinco auxiliares. Con tres suele ser más que suficiente, pero con dos se queda justo.
El miedo nº 1: "Cariño, ¿has comprado un Porsche en China?
Estoy seguro que tienes tus miedos. A.J. los tenía:
Mis ayudantes subcontratados saben ahora una cantidad alarmante de cosas sobre mí - además d emi horario, mi colesterol, mis problemas de fertilidad, mi número de Seguridad Social, miss contraseñas (incluida una que es un taco prototípico de adolescentes)-. A veces me preocupa pensar que nunca voy a poder darles la patada porque, si lo hago, me encontraré un cargo de 12.000 dólares en mi Master Card del Louis Vuitton de Anantapur.
La buena noticia es que los casos de uso indebido de datos financieros o información confidencial son aislados. En todas las entrevistas que mantuve para escribir esta sección, sólo pude encontrar un caso de abuso de información y tuve que esforzarme mucho. El problema era achacable a un AV ubicado en Estados Unidos hasta arriba de trabajo que subscontrató a un ayudante externo en el último momento.
Grábate esto en la memoria: nunca elijas al último en llegar. Prohíbe a los AV pequeños que subcontraten a autónomos que no hayas aprobado sin tu previa autorización por escrito. Las empresas más establecidas y prestigiosas, Brickwork, en el ejemplo siguiente, cuentan con medidas de protección que rayan en lo excesivo, que hacen que sea muy fácil detectar al culpable en caso de problemas:
- Se les hace firmar un acuerdo de confidencialidad, pues la política de la empresa savaguardar la información d los clietes.
- tarjeta de acceso electrónica para entrar y salir
- solamente supervisores seleccionados introducen datos de tarjetas de crédito.
- Está prohibido llevarse documentos de las oficinas
- Restricción de acceso por VLAN para otros equipos: de esta manera garantizan que personas de otros equipos de la empresa no accedan sin autorización a la información que uno maneja.
- Informes peiódicos que registran quién utiliza la impresora.
- Unidades de disquete y puestos USB desactivados
- Certificación BS779 de cumplimiento de medidas de seguridad internacionales
- Cifrado d e 128 bits de todas las transmisiones de datos
- Conexión VPN segura.
Me apuesto a que hay muchas probabilidades de que tu información confidencial esté 100 veces más segura en manos de Brickwork que en tu propio ordenador. en cualquier caso, es mejor pensar en el roo de información como un mal inevitable en un mudno digital, así que deberán tomarse medidas cautelares para minimizar posibles daños. Aquí van dos reglas que yo utilizo para reducir los daños al mínimo y poder recuperarme rápidamente:
1. No usar nunca tarjetas de débito para transacciones electrónicas ni dárselas a ayudantes a distancia. reclamar cargos no autiorizados realizados en una tarjeta de crédito, sobre todo con American Express, no cuesta nada y es casi instantáneo. recuperar dinero sacado de tu cuenta fraudulentamente con una tarjeta de débito lleva docenas de horas sólo de pepeleo y, si se autoriza la devolución, tarda meses.
2. si el AV va a entrar en webs en tu lugar, crea un nombre de usuario y una contraseña especial para que la use en ellas. La mayoría utilizamos el mismo usuario y contraseña en varias webs, asíq eu tomar esta precaución previene posibles daños. Indícales que con esos datos creen cuentas en otrsa webs si lo necesitan.
Esto tiene mucha importancia si tus ayudantes entran en sitios comerciales en funcioonamiento (desarrolladores, programadores, etc.)
Si aún no has sufrido robo de información o de identidad, ya te llegará. guíate por estas directrices y cuando ocurra, verás que, como casi en todas las pesadillas, no es para tanto y es reversible
El complicado arte de la simplicidad: quejas habituales
¡Mi ayudante es idiota! ¡Ha tardado 23 horas en concertar una entrevista! Ésta fue mi primera gran queja. está claro porqué. ¡23 horas! Estaba tan cabreado que le iba a romper los tímpanos a berridos. Mi correo elctrónico a este primer ayudante me parecía que estaba clarísimo.
Estimado Abdul:
Aquí están mis primero encargos, que necesito que hagas para el próximo jueves, final del día. si necesitas alguna alcaración, llámame o mándame un correo.
1. Ve a este artículo: http://www.msnbc.msm.com/id/12666060/site/newsweek, coge el correo electrónico, web y teléfono de Carol Milligan y Marc y Julie Szkely. busca lo mismo de Rob Long aquí: http:///www.msnbc.msn.com/id/12652789/site/newsweek/
2. Concierta entrevistas de 30 minutos con Carol, Marc/Julie y Rob. Mételas en www.myevents.com (nombre de usuario:mentiora, contraseña: no lo metas) en mi calendario de la semana próxima a cualquier hora de 9 a 9 hora oriental de Estados Unidos.
3. Busca el nombre, correo electróncio y teléfono (el teléfono es lo menos importante) de trabajadores estadounidenses que hayan negociado acuerdos para trabajar a distancia (teletrabajo) a pesar de que sus jefes se hayan resistido en un principio. Lo ideal sería que hubieran viajado fuera de Estados Unidos.
Otras palabras clave podráin ser "teletrabajo" y "trabajo a distancia". El factor importante es que negociaran con jefes difíciles. Envíame por favor enlaces a sus presentaciones o escribe un párrafo describiendo por qué encajan en lo que busco.
Espero expectante ver de lo que eres capaz. Mándame un correo electrónico si no entiendes algo o teienes dudas.
Un saludo,
Tim
La verdad era que la culpa era mía. Éste no es un buen correo electrónico para empeza. había cometido errores de base antes incluso de redactarlo. Si eres una persona eficaz pero no estás acostumbrado a dar órdenes, da por sentado que la mayoría de los problemas que te encontrarás al inicio son culpa tuya. Es tentador señalar inmediatamente con el dedo a otro y cogerse una rabieta, pero la mayoría de los jefes novatos cometen el mismo error que yo.
1.Acepté a la primera persona que la empresa me ofrecía y no pedí nada en especial antes de empezar.
Pide a alguien que "domine" el idioma en que vayas a comunicarte con él y subraya que tendrá que hablar por teléfono (aunque no vaya a ser así). Pide rápidamente otra persona los malentendidos son continuos.
2. No di instrucciones precisas.
Le pedía que concertase entrevistas pero no señalé que eran para escribir un artículo. Por su expericncia con otros clientes, el ayudante supuso que quería contratar a alguien, así que magasto tiempo creando hojas de cálculo y peinando webs de anuncios de empleo para recabar información complementaria que yo no necesitaba. La frases debían tener una única interpretación posible y ser comprensibles por lectores con nivel de segundo de primaria. También si van dirigidas a hablantes nativos; lo que quieres quedará mucho más claro. Las palabras rimbombantes disfrazan la imprecisión.
fíjate que le pedí que me escribiera si no entenía algo o tenía dudas. Mal hecho. Pide a los Av extranjero que repitan el encargo en sus propias palabras para confirmar que lo entienen antes de ponerse a ello.
3. Le di licencia para perder el tiempo.
Esto nos trae de vuelta a cómo minimizar daños. Píde que te cuente qué tal va la cosa tras unas horas de trabjar en un encargo para asegurarte de que lo ha entendido bien y que es factible. Algunas tareas, tras algunos intentos, resultan imposibles de hacer.
4. Fijé el plazo de finalización una semana antes.
Aplica la ley de Parkinson y asigna tareas que deban complementarse en 72 horas como máximo. Lo que me ha funcionado mejor son plazos de 48 y de 24 horas. Ésta es otra razón de peso para usar un grupo pequeño (tres o más) en lugar de un individuo que puede verse inundado de solicitudes de última hora de varios clientes. Aplicar plazos cortos no significa que no encargues tareas más largas (un plan de negocio, por ejemplo), sino que las divides en hitos de menos envergadura que pueden realizarse en plazos más breves (esbozo, resúmenes de investigación de la competencia, capítulos, etc.).
5. Le di demasiado que hacer sin establecer un orden de importancia.
Recomiendo enviar una tarea cada vezsi es posible y nunca más de dos. Si quieres que se te cuelgue el ordenador, abre 20 ventanas y aplicaciones al mismo tiempo. Si quieres que le pase lo mismo a tu ayudante, asígnales una docena de tareas sin dar prioridad a ninguna. Recuerda nuestro mantra: antes de delegar, elimina.
¿cómo es un buen correo electrónico asignando una tarea a un aV? El siguiente ejemplo es un correo que mandé hace poco a una Av hindú cuyos resultados han sido francamente espectaculares:
Estimada Sowmya:
Gracias. Me gustaría empezar con el siguiente encargo.
ENCARGO: Necesito encontrar nombres y correos electróncios de redatores de revistas masculinas de Estados Unidos ( por ejemplo: Maxim, Stuff, GQ, Equire, Blender, etc.) que también hayan escrito libros. Un ejemplo de alguien así sería A.J. Jacobs, redactor freelance de Esquire (www.ajjacobs.com). Ya tengo información sobre él y necesito más gente como él
¿Puedes hacer esto? si no dímelo. Contéstame confirmando qué vas a ahacer para llevar a cabo este encargo.
PLAZO DE ENTREGA: Como tengo prisa, empieza despuéss de escribirme el correo electrónico de confriación; déjalo a las 3 horas y dime qué has conseguido. Por favor, ponte con esto ahora mismo, si puedes. el plazo para esas 3 horas y contarme qué has encontrado es elfinal de la jornada laboral del lunes, hora oriental de Estados Unidos.
te agradecería que me respondieras lo antes posibles,
Tim
***
En los próximos capítulos aplicaresmo las habilidades comunicativas que adquieras con el experimento del ayudante virtual a un campo de juegos mayor, cuya rentabilidad ofende al pudor: la automatización. Dentro de poco estarás subcontratando hasta el punto de que delegar te parecerá pintar con los dedos.
En el mundo de la automatización, no todos los modelso de negocio se han creado iguales. ¿Cómo se monta un negocio y se coordinan todas sus partes sin levantar un dedo? ¿Cómo lograr que el dinero se deposite automáticamente en tu cuenta bancaria evitando los problemas más habituales? todo empieza por conoer tus opciones, dominar el arte de esquivar el flujo de información y lo que llamaremos "musas".
En el siguiente capítulo esbozaremos el anteproyecto del primer paso: hacerte con un producto.
DÉJATE LLEVAR
He aquí un organigrama de una semana laboral de cuatro horas de un lecor, Jed Wood, que lo utilizó para tomar decisiones rápidas, aumentar el rendimiento y poder pasar más tiempo con su mujer y sus hijos.
P y A: PREGUNTAS Y ACCIONES
1. Búscate un ayudante, auqnue no lo necesites.
Practica sentirte cómodo mandando a alguien y no siendo tú el mandando. Empieza con un proyecto puntual a modo de prueba o una tarea repetitiva pequeña (mejor diaria).
Las siguientes webs, repartidas por distintos husos horarios, te serán útiles.
EE.UU. y Canadá 8más de 20 dólares/hora)
http://www.iavoa.com (International Association of virtual Office Assistants). directorio global que inclueye Estados Unidos.
http://www.cvac.ca (Canadian Virtual Assistant Connection)
http://www.canadianva.net/files/va-locator.html (en Canadá)
www.onlinebusinessmanager.com
Norteamérica y resto del mundo (más de 4 dólares/hora)
www.elance.com (buca "virtual assistants", "personal assistants" y "executive assistants"). Gracias a las opiniones de clientes satisfechos colgadas en Elance encontré a mi mejor AV hasta el momento, que cuesta 4 dólares la hora. Mercados similares con comentarios positivos se encuentran en:
www.guru.com y
www.rentacoder.com
India
www.truasksunday.com (entre 20 y 60 dólares al mes por 24 horas diarias de consejería, con una semana de pruba). Asksunday es una de las empresas más sofisticadas en outsourcing personal. Este sitio fue nominado como la segunda mejor web del año 2007 por el Times. Basta con marcar un código de área y pone en marcha los mejores asistentes en India y Filipinas. yo utilizo este servicio el 80% del tiempo, para las tareas que requieren menos de diez minutos para completarlas. Para proyectos más largos, hay equipos disponibles por 12 dólares la hora.
www.b2kcorpo.com (más de 15 dólares/hora) Desde petroleras enormes y empresas de gran facturación, financieras y congresistas norteamericanos, Brickwork puede con todo. Esto se refleja en los costes de esta empresa de puro traje y corbata: sólo empresas. No envían flores a tu tía.
www.taskseveryday.com (6,98 dólares/hora por un asistente personal virtual). Con sede en Mumbai, disponible a través de teléfono y de e-mail en Estados Unidos, reino Unido y australia. Se puede elegir entre 20 y 40 horas por semana y se puede contratar unas horas antes.
www.yourmaninindia.com (más de 6,25 dólares/hora).
YMII acepta encargos personales y profesionales. Pueden trabajar contigo en tiempo real (tiene gente las 24 horas) y hacer el trabajo mientras duermes. el nivel de inglés y de eficacia varía enormemente de unso ayudantes a otros, así que entrevistales antes de empezar o de asignar tareas importantes.
2. Empieza pequeño, pero piensa a lo grande.
Tinna Forsyth, una gerente virtual (una Av de alto nivel) que ayuda a clientes que facturan más de un millón de dólare a multiplicar sus ingresos rediseñando sus modelos de negocio, recomienda lo siguiente:
Echa un vistazo a tu lista de asuntos pendientes. ¿Qué lleva muerto de risa más tiempo?
Cada vez que te interrumpan o cambies de tarea, pregúntate: "¿Podría dar esto a un Av?".
Examina los puntos dolorosos:¿qué te causa más aburrimiento y agobio?
Éstas son algunas de las cosas que llevan a más tiempo a los negocios pequeños con presencia en internet:
- Enviar artículos para atraer tráfico a su web y engordar sus listas de suscriptores
- Participar en moderar foros de debate y tablones de mensajes
- Administrar programas d eafiliados
- Crear contenidos y escribir revistar electrónicas y entradas de blogs
- Recabar datos y documentarse con vistas a nuevas labores de promoción o analizar los resultados de las campañas de marketing ya realizadas.
No esperes milagros de un único AV, pero tampoco esperes demasiado poco. Afloja un poco las riendas. No asignes tareas basura que terminan malgastando tu tiempo en ves de ahorrártelo. No tiene sentido pasarse 10 o 15 minutos mandando un correo a la India para que te consigan precios de billetes de avión si tú puedes hacer lo mismo en internet en 10 minutos y evitar la rethíla de correos electrónicos de acá para llá que seguro seguirán.
Sal de tu zona de comodidad: ése es precisamente el objetivo dele ejerciciio. Siempre podrás ocuparte tú de la tarea si el AV demuestra que es incapaz de hacerla, así que sondéale para conocer de qué es capaz.
3. Decida cuáles son las cinco tareas de trabajo y otras cinco personales que te llevan más tiempo y que podrías asignar a un ayudante por pura diversión.
4. estar al día: planificación y calendarios
Si decides contar con un ayudante para planificar reuniones y añadirlas a tu calendario, es importante asegurarse de que todo esté al día. Para ello existen varias opciones
BusySync (
www.busysync.com). yo tengo dos cuentas en Gmal: una es privada y la otra es para mi ayudante, que es a la que llega el correo electrónico general. Utilizo BusySync para sincronizar su google Calendar con el iCal (Mac Calendar) de mi portátil. También he utilizado SpanningSync (www.spanningsync.com) con el mismo objetivo y con excelentes resultados.
WebEx Offic (
www.weboffice.com). comparte tu calendario online mientras conciertas tus reuniones de trabajo. Puede sincronizarse con Outlook y también ofrece la posibilidad de compartir cdocumentos y otras aplicaciones. Te sugiero que lo compares para sincronizar tu Outlook con el google Calendar de tu ayudante.
RETO ANTICOMODIDAD
Practica la crítica bocadillo (2 días y luego una vez por semana)
Seguramente hay alguien - un compañero de trabajo, tu jefe, un cliente o tu pareja - que hace algo que te irrita o peor de o que lo harías tú. En lugar de evitar el tema por miedo al enfrentamiento, cubrámoslo de chocolate antes de pedirles que lo arreglen. Una vez al día durante dos días y luego todos los jueves (de lunes a miércoles la gente está demasiado tensa y los viernes demasiado relajada) durante las próximas semanas, proponte practicar lo que yo llamo la crística bocadillo con alguien. Escríbetelo en el calendario.
Se llama crítica bocadillo porque primero
alabas a la persona po algo, luego
la criticas y luego cierras con otra
alabanza para cambiar de tema y dejar atrás el asunto delicado. Un ejemplo con un superior o jefe, con las frases y palabras clave en cursiva:
Tú: Hola, Mara. ¿Tienes un segundo?
Mara: Claro. ¿De qué se trata?
Tú: P
rimero quería agradecerte que me ayudases con la cuenta de la Lombriz Amelia [o lo que sea].
Te agradezco mucho que me enseñases cómo lidiar con el asunto.
Se te da muy bien arreglar problemas técnicos.
Mara: No hay de qué.
Tú: Esto es lo que ocurre (No uses la palabra poblema si puedes evitarlo). va a entrar mucho trabajo para todos y
me siento (Nadie puede discutirte lo que sientes. Esto te servirá para evitar un debate sobre las circuntacias externas) un poco abrumando.
Normalemente tengo claras las prioridades, (Repara en que he quitado "tú" de la frase para no señalar con el dedo, aunque está implícito. "Normalmente indicas claramente las prioridades" suena a insulto disfrazado de cumplido. Si estás hablando con tu pareja, puedes saltarte esta formalidad, aunque nunca digas "siempre haces X", pues con seguridad iniciarás una pelea) pero últimamente me está costando saber qué tareas son las primeras de la lista.
¿Podrías ayudarme señalando los temas más importantes cuando haya que ocuparse de varios?
Es culpa mía, lo sé, (Distiende un poco el ambiente metiendo esto. Ya has dejado claro qué quieres.)
pero te lo agradecería mucho y creo que sería muy útil.
Mara: Ehhmm... Veré que puedo hacer
Tú:
Significa mucho para mí. Gracias Antes de que se me olvide, ("Antes de que se me olvide es la progresión ideal del halago de cierre, que además sirve para cambiar de tema y dejar atrás el asunto delicado sin que ninguno de los dos os sintáis incómodos) la presentación de la semana pasada te salió genial.
Mara: ¿De verdad? Bla, bla, bla...
DISEÑO DE UN ESTILO DE VIDA EN ACCIÓN
Las mejores horas para mandar correos electrónicos
Recomiendo que la gente revise su correo electrónico pocas veces al día. He aquí otra propuesta: contesto a los correos electrónicos cuando me confiene, pero también los programo para que me lleguen cuando me conviene. Outlook te permite retrasar al entrega de los mensajes a las 3 de la tarde, no quiero que mi personal me bombardee instatnáneamente con sus respuestas o me plantee preguntas. (Esto también evita los chats a través de correo electrónico.) así pues, yo mando los mensajes pero retraso la llegada de las respuestas hasta la tarde o hasta las 8 de la mañana del día siguiente, cuando llegan mis empleados. ¿Así que debería funcionarl el correo electrónico! Se trata de mensajes, no de un chat
JIM LARRANAGA
Perfecto, hemos terminado éste capítulo, ¡estoy ansioso del siguiente! Lo que siempre había esperado, que Tim me aclarara ¡cuáles son las musas que debemos de utilizar! Pero para aprender como hacerse rico con las musas, tendremos que esperar ¡el próximo capítulo!
Si estás considerando llevar a cabo un cambio radical en su vida y aprender como hacerse rico, pero no sabes como, te recomiendo el programa
pero si aún cuentas con ciertas inquietudes o preguntas, asegurare de visitar la sección
de otras personas que al igual que tú se han encontrado en una situación similar y han logrado cambiar sus vidas con el libro "Las 7 ideas Devastadoras del éxito".
Si aún deseas una opinión más presisa y honesta sobre el programa "Las 7 ideas devastadoras del éxito", te invito con mucho gusto a leer
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